□ 王志偉
“項(xiàng)目管理是一門領(lǐng)導(dǎo)人們在不確定的條件下實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的藝術(shù)”，注意，項(xiàng)目管理是“藝術(shù)”，而不是“科學(xué)”，處理不確定性沒有教條，也沒有捷徑。但是，和其他藝術(shù)一樣，你可以運(yùn)用原則于項(xiàng)目管理上，也可以從專家身上學(xué)習(xí)項(xiàng)目管理。
體育教練在每一場比賽中處理不確定性的經(jīng)驗(yàn)，都是項(xiàng)目經(jīng)理學(xué)習(xí)有效管理項(xiàng)目的絕佳榜樣。鑒于這一點(diǎn)，可以看看體育教練的7個(gè)值得你學(xué)習(xí)的特質(zhì)。
特質(zhì)一：人盡其才
你不能消除不確定性，但如果在合適的崗位上有合適的人，就可以降低不確定性所帶來的影響。這似乎是不言而喻的，但教練們特別重視這一點(diǎn)，將合適的人放在合適的崗位上，而且將他們留在這些崗位上。
項(xiàng)目經(jīng)理肩負(fù)著項(xiàng)目成敗的責(zé)任，所以你必須保證你能將合適的人放在合適的崗位上，包括負(fù)責(zé)項(xiàng)目管理的崗位。
隨著項(xiàng)目的日益復(fù)雜，越來越多的組織將項(xiàng)目行政和協(xié)調(diào)人員列作“項(xiàng)目專家”或“項(xiàng)目總指揮”，從而使項(xiàng)目經(jīng)理可以有更寬裕的時(shí)間管理和領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目，專心從事溝通這項(xiàng)極為重要的工作，這種將項(xiàng)目經(jīng)理轉(zhuǎn)為項(xiàng)目組織者的做法迅速得到廣泛的效仿。教練們現(xiàn)在也擁有很多支持人員，包括助理教練、訓(xùn)練師、專項(xiàng)教練等等。
特質(zhì)二：充分研究
雖然不確定性是無法選擇的，但這并不意味著教練們在比賽來臨時(shí)不加準(zhǔn)備。相反，他們在比賽前做大量的研究工作，利用這些信息決定應(yīng)該練習(xí)什么，哪些方面需要整理、提高，應(yīng)該如何迎戰(zhàn)對手等等。
項(xiàng)目經(jīng)理也應(yīng)該從以往項(xiàng)目的教訓(xùn)中，分析哪些做法是有效的，哪些是無效的。同樣，雖然對手可能不存在，還是需要清楚了解你的利益相關(guān)者。這包括要清楚哪些人會受到最大的沖擊，什么人的影響力最大，如何和每個(gè)利益相關(guān)群體溝通。
特質(zhì)三：制定計(jì)劃
做了充分的研究之后，教練可以整合利用信息形成比賽的戰(zhàn)略方針，設(shè)計(jì)打法，為隊(duì)員設(shè)定具體的目標(biāo)。如果目標(biāo)沒有達(dá)到，或者隊(duì)伍沒有有效地執(zhí)行，他們會在下一場比賽之前分析原因。
確定目標(biāo)和戰(zhàn)略對于項(xiàng)目同樣重要。項(xiàng)目經(jīng)理不僅要考慮功能性目標(biāo)，還要考慮表現(xiàn)目標(biāo)。應(yīng)該從功能水平的角度、進(jìn)度安排方法、團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)及其他角度，制定如何開展項(xiàng)目的戰(zhàn)略。每個(gè)項(xiàng)目都不盡相同，通用的方法是不可取的。
特質(zhì)四：逐步實(shí)施
雖然體育教練制定戰(zhàn)略和目標(biāo)，但他們并不把整個(gè)比賽計(jì)劃一一列出。每場比賽都取決于賽場里的發(fā)展勢態(tài)以及比賽中發(fā)生的具體情況，種種打法變成了提供多種選擇的工具箱。即使計(jì)劃水平非常高的教練也會根據(jù)需要調(diào)整戰(zhàn)略和目標(biāo)。他們會分階段計(jì)劃比賽，往往采取定時(shí)設(shè)計(jì)的方式。
項(xiàng)目也必須逐步實(shí)施，并不斷地修正，利用滾動計(jì)劃或者重復(fù)進(jìn)程的方法處理無法事先準(zhǔn)確預(yù)測的問題。通過定時(shí)回顧問題出現(xiàn)在哪里，可以牢牢控制問題發(fā)生的范圍。也可以使用“劇本”預(yù)演的方法。正如教練準(zhǔn)備各種打法以備不時(shí)之需一樣，項(xiàng)目經(jīng)理可以將能夠形成備選方案的事情列成一個(gè)清單，放到你的工具箱里備用。這個(gè)清單一般情況下不是項(xiàng)目計(jì)劃的一部分，但可以作為工作內(nèi)容的一部分。
特質(zhì)五：直面變化
在一個(gè)教練的觀念中，不確定性是無法選擇的。對手、天氣、隊(duì)員的傷病、其他隊(duì)伍如何應(yīng)對每場比賽以及其他種種因素，都存在不確定性。每個(gè)教練都清楚，雖然事先都有精心的計(jì)劃，這些不確定因素還是都存在。一個(gè)優(yōu)秀的教練會預(yù)料到由于比賽中或某段時(shí)期中發(fā)生的事情，每個(gè)計(jì)劃都將有改變。
項(xiàng)目經(jīng)理對待項(xiàng)目也要有這種思想準(zhǔn)備。當(dāng)然必須分析風(fēng)險(xiǎn)，但也要保留在必要時(shí)改變計(jì)劃的權(quán)力，甚至需要設(shè)定階段性的停頓，決定計(jì)劃是否應(yīng)如期執(zhí)行。實(shí)際上，如果你在項(xiàng)目初始就認(rèn)識到不確定性的存在，并做好應(yīng)對計(jì)劃，一旦不確定的事情發(fā)生，你會更加有備而戰(zhàn)。
特質(zhì)六：善用媒體
當(dāng)了解了教練最需要集中精力做好的事情是計(jì)劃和溝通時(shí)，你就會明白為什么一個(gè)教練需要各種各樣的管理支持人員。同樣，項(xiàng)目經(jīng)理也需要集中精力做好計(jì)劃和溝通。清楚這一點(diǎn)，聰明的項(xiàng)目經(jīng)理就應(yīng)該學(xué)習(xí)公關(guān)、溝通和演講技巧。研究表明，對一個(gè)項(xiàng)目成功與否的評價(jià)往往只是基于溝通的頻率與有效性，不管項(xiàng)目是否如期或者在預(yù)算內(nèi)完成。借助有效的溝通與公關(guān)，可以減少不確定性帶來的影響。《中國質(zhì)量報(bào)》
